A publicação em acesso aberto permite aos autores divulgar o seu trabalho e, por consequência, aumentar o impacto da sua produção intelectual. Aumentar a visibilidade e o impacto da investigação desenvolvida, através de uma maior acessibilidade como o Acesso Aberto, representa um interesse óbvio para as universidades, as suas unidades orgânicas, os centros de investigação e para os investigadores.

Os investigadores publicam os seus resultados em revistas ou outros tipos de publicações científicas para estabelecerem a sua autoria e permitir que outros investigadores desenvolvam novas pesquisas a partir deles. No caso dos artigos de revistas científicas, apenas as instituições com mais recursos têm tido capacidade para comprar uma percentagem significativa das revistas científicas publicadas por editoras comerciais. Muitos artigos científicos não estão acessíveis a muitos dos investigadores a quem poderiam interessar. As limitações ao acesso daqui decorrentes traduziram-se numa perda de eficiência do sistema de comunicação da ciência, e em limitações ao impacto e reconhecimento dos resultados alcançados pelos investigadores e as instituições onde trabalham. Esta situação levou a que surgisse e se consolidasse este movimento do Acesso Aberto (Open Access).

Um estudo publicado na revista “Nature” em 2001 concluiu que, na área da Informática, os artigos disponibilizados em acesso aberto são 3 vezes mais citados do que os outros. Em 2005, um outro estudo, que incidiu em cerca de 14.000.000 de artigos publicados em revistas da área da Física, indexadas nas bases de dados do Institute for Scientific information (ISI), demonstrou vantagens equivalentes quando comparou os artigos publicados em acesso aberto com artigos publicados em acesso restrito.

Existe já uma extensa bibliografia sobre os efeitos da publicação em acesso aberto, que foi recolhida no sítio Web «The effect of open access and downloads (‘hits’) on citation impact: a bibliography of studies», disponível no endereço: http://opcit.eprints.org/oacitation-biblio.html.

Permite o acesso livre a artigos em livros de atas, artigos em revistas internacionais e nacionais, livros e capítulos de livros, publicações pedagógicas, relatórios técnicos, resumos em livros de atas, teses de doutoramento, dissertações de mestrado e conjuntos de dados em diversos formatos digitais.

Ganho maior visibilidade da produção científica. Os documentos depositados no Estudo Geral são pesquisáveis através do RCAAP, da B-ON e dos motores de pesquisa mais conhecidos da WEB como o Google ou o Yahoo.

Os documentos estão sempre disponíveis e de forma estruturada, estando o Estudo Geral organizado conforme a estrutura orgânica da Universidade de Coimbra. A cada uma das comunidades ou subcomunidades estão associadas as coleções, que refletem a tipologia documental.

Por outro lado, os documentos inseridos no Estudo Geral podem associar-se facilmente à plataforma de currículos DeGóis, estando prevista a ligação a esta plataforma na fase final do depósito.

Guarda a memória intelectual da Universidade de Coimbra (UC) num único sítio, de forma estruturada e facilmente recuperável, e aumenta a sua presença na rede informática mundial, com a consequente visibilidade.

É também uma forma de a UC desempenhar cada vez melhor a sua função de emissor de conhecimento e de cultura.

Por outro lado, é através desta plataforma Estudo Geral, numa área reservada, que agiliza e desmaterializa o processo de apresentação aos membros do júri, da documentação para provas académicas, nomeadamente as Provas de Agregação e as Provas de Doutoramento (desde 2013).

Para adicionar os seus documentos ao Estudo Geral é necessário utilizar uma conta de e-mail da Universidade de Coimbra e respetiva password. Se pretender apenas fazer consulta de documentos, não é necessária qualquer autenticação, podendo fazê-lo livremente, dentro ou fora do campus universitário.

O embargo é o período de tempo que decorre entre a data de publicação formal e a data em que uma publicação digital pode ser acedida livremente por qualquer pessoa. Durante o período de embargo, que pode variar entre 6 meses e 6 anos, de acordo com a Política de Acesso Livre da UC, o documento fica sem acesso, apesar de se encontrar depositado. Quem o queira consultar é encaminhado, através de um formulário para esse efeito, para o gestor do Estudo Geral, de modo a chegar ao autor. Grande parte das revistas científicas exige períodos de embargo, sendo a duração destes períodos bastante variável. Por outro lado, também os autores, após a defesa da sua tese de doutoramento ou dissertação de mestrado, e que pretendam publicar o seu trabalho ou patenteá-lo, têm a possibilidade de introduzir um embargo ao documento depositado.

O embargo aplica-se apenas ao documento digital depositado no Estudo Geral. Não se aplica a qualquer dos seus metadados, nem à disponibilização do documento em suporte físico que se encontra para consulta na Sala de Leitura das Bibliotecas.

O autodepósito ou autoarquivo é um processo que consiste em o próprio autor depositar um trabalho científico da sua autoria ou coautoria no repositório Estudo Geral.

É um processo simples e rápido, em que o autor descreve e carateriza, através de um formulário que vai preenchendo, o documento que vai depositar. Uma vez iniciado o processo, este segue um circuito de depósito (workflow) intuitivo.

O processo de autodepósito implica que se tenham permissões de depósito, que se preencha um formulário com um conjunto de metadados, que se defina o tipo de acesso ao trabalho depositado e que se aceite a licença adotada pela Universidade de Coimbra que autoriza a afixação no Repositório de Produção Científica da UC dos documentos em formato eletrónico, com manutenção de todos os direitos de autor.

Para obter permissões para depósito deverá contactar o SIBUC preenchendo o formulário de ocorrências, indicando a sua conta de email e a unidade orgânica/departamento/centro de investigação, a que deve ficar associado

O Acesso Aberto à informação científica em Portugal tem sofrido alguns desenvolvimentos recentes, nomeadamente alterações legislativas significativas e uma "Política de Acesso Aberto" da Fundação para a Ciência e Tecnologia (FCT), em vigor desde maio de 2014.

A publicação do Decreto-Lei n.º 115/2013 veio alterar o enquadramento legislativo do depósito legal de teses e dissertações em Portugal.

O Artigo 50 define como obrigatório o depósito legal de uma cópia digital das teses de doutoramento, de outros trabalhos apresentados para obtenção do grau de doutor e das dissertações de mestrado num repositório integrante da rede RCAAP – Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal.

As teses de doutoramento e outros trabalhos apresentados para obtenção do grau de doutor estão ainda sujeitos ao depósito de um exemplar em papel na Biblioteca Nacional de Portugal.

Às teses e trabalhos referentes ao grau de doutor e às dissertações e trabalhos de mestrado, referentes ao grau de mestre.

A difusão dos referidos trabalhos científicos, que não sejam objeto de restrições ou embargos, será efetuada em regime de acesso aberto.

A referida norma estabelece que o depósito deve ser feito no respeito por requisitos técnicos, designadamente no que se refere à sua descrição e aos formatos dos ficheiros, aprovados pela Portaria 285/2015, de 15 de setembro.

Aprova o Regulamento Técnico de Depósito de Teses e Trabalhos de Doutoramento e de Dissertações e Trabalhos de Mestrado a que se refere o n.º 3 do artigo 50.º do Decreto-Lei n.º 74/2006, de 24 de março, na redação dada pelo Decreto-Lei n.º 115/2013, de 7 de agosto.

A Portaria 285/2015  veio regulamentar o artigo 50º do Decreto-Lei n.º 115/2013, e materializou essa regulamentação na disponibilização progressiva, por parte das instituições de ensino superior, dos referidos trabalhos nos seus repositórios institucionais, sendo essa disponibilização feita em regime de acesso aberto para todos os documentos que não sejam objeto de restrições ou embargos. Assim, o número de teses de doutoramento e dissertações de mestrado a que já se pode aceder a partir do portal do RCAAP (Repositório Científico de Acesso Aberto de Portugal).